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¿Qué es el síndrome del mail lleno?

Sales del trabajo con la sensación de que no te ha rendido el día en absoluto? Existe una explicación, más allá de tu tendencia a procrastinar.

Según un estudio publicado por la consultora McKinney, pasamos 28% de nuestra jornada laboral leyendo y contestando correos electrónicos.

Una cifra elevada, teniendo en cuenta que más de la mitad de este tiempo no resulta productivo y podría ser empleado en tareas prioritarias, para evitar las horas extra.

¿Cuál es entonces la clave para ser más eficiente en su uso? No ha trucos: sólo una buena organización, bastante disciplina y un extra de concentración te salvarán de no ser superada por una montaña de correos. Y también seguir una fórmula que te ayude a lograrlo.

Existen muchas, la mayoría de ellas inspiradas en el GTD, bautizado así por el libro Get Things Done, de David Allen. Su teoría, reconocida como una de las más útiles, tiene como fin mejorar la gestión, el almacenamiento y la clasificación de tareas en todos los ámbitos de tu vida. Y, por supuesto, en la gestión de tu mail.

DEJA DE REVISAR

Para dejar atrás el primer –y más extendido– mal hábito, necesitas tener suficiente fuerza de voluntad. Hablamos del chequeo constante, es decir, la manía de comprobar casi compulsivamente la llegada de nuevos mensajes.

Es algo más habitual de lo que nos puede parecer porque, según un estudio de la Universidad de California, se estima que lo hacemos en una media de 36 veces por hora.

La incertidumbre de no saber qué nos vamos a encontrar genera adicción, y nos invita a abrir el correo cada cierto tiempo. Pero lo peor de todo (y tienes que reconocer que tú también lo haces), es que la mayoría de las veces ni siquiera contestarás ese correo. Lo etiquetarás como no leído y, sin duda, lo olvidarás hasta nueva orden.

SÉ PROACTIVA

“Entramos en el o en cualquier servicio de mensaje- ría instantánea como quien lo hace en un bar para pasar el rato. Y no puede ser así: tienes que estar preparada para procesar lo que encuentres rápidamente y salir de ahí cuánto antes”, explica Manuel Hernando, consultor y formador interno de Telefónica, que ha creado su propio método. Algo así como el feng shui de la mensajería informática, que se resume en estos consejos.

LAS CLAVES
  • LA PRINCIPAL

Que sufras este síndrome no depende sólo de tu capacidad para responder al correo, sino de que lo organices. Toma nota.

  • MENOS ES MÁS

¿Acaso se puede afrontar con optimismo un día de trabajo cuando tienes por delante 300 mensajes sin leer? Segura- mente no. Apunta: tu buzón siempre ha de estar vacío. Esto te ayudará a no acumular y a contestar a tiempo. Una recomendación: recurre a la regla de los dos minutos. Si una vez transcurrido ese periodo no has podido responder a alguien, entonces tienes que decidir qué hacer con él.

  • DIVIDE Y VENCERÁS

En otras palabras ¡Ordena! Pero no cantes victoria. Tener el correo organizado con de- cenas de categorías por temáticas o proyectos es tan caótico como no tener ni una. El número adecuado es cuatro. Y no de cualquier tipo o nombre: se trata de cuatro carpetas ejecutivas – clasificadas por tareas – en las que has de guardar lo que recibes. Con este método podrás saber de un vistazo lo que tienes que hacer y qué es urgente. La primera deberá llamarse Contestar, y en ella incluirás las peticiones que merecen tu respuesta urgente. En la segunda. Esperar, encontrarás los asuntos que han quedado pendientes de resolver y necesitan un seguimiento. Una vez solucionados, debes archivarlos. La tercera opción es Revisar, y contienen los correos que no necesitan respuesta, pero deberás volver a leer más adelante. Por último, los mensajes relativos a asuntos ya cerrados hay que trasladarlos a la carpeta Archivar. Para localizar rápidamente todas las conversaciones sobre un tema en concreto puedes categorizarlas por colores.

  • EL TOQUE FINAL

No te conformes con un uso pasivo y explora las diferentes opciones de configuración de tu servidor. Puedes marcar ciertos contactos com prioritarios o dejar que los mensajes se autoarchiven al cabo de un tiempo. Ya sabes, ¡mantén tu correo a raya!

LO QUE NUNCA HAY QUE HACER

Si quieres convertirte en una profesional de la organización, éstas son las tres acciones que sí o sí debes evitar.

• Abrir el correo al despertarte.

• Es un error dejar que una herramienta determine tu agenda del día.

• En la bandeja de entrada.

➝ ¿Te envías correos para recordar una cita? Úsala sólo para leer y escribir mensajes. El resto hazlo con programas específicos.

➝ No tener un criterio de orden.

➝¿El resultado? Te será imposible encontrar un correo antiguo, te dejarás muchos otros sin contestar y el caos se apoderará de tu ordenador… y de tu vida laboral.

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Por Mariana Portocarrero

Redacción Cosmo

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